Więcej o wydziale OR
WYDZIAŁ ORGANIZACJI KADR I NADZORU ma za zadanie:
1) w zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:
a) opracowanie wspólnie z Sekretarzem projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa i jego nowelizacji,
b) opracowywanie i opiniowanie innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa jako organizacji,
c) opiniowanie zmian mających wpływ na organizację i funkcjonowanie Starostwa,
d) przygotowanie i przeprowadzanie wyborów reprezentanta załogi,
e) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
f) administrowanie siecią komputerową w tym internetem.
2) w zakresie skarg, wniosków i petycji:
a) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
b) monitorowanie terminowego rozpatrywania przez właściwe komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne powiatu skarg, wniosków i petycji,
c) współpracę z Radą Powiatu w zakresie rozpatrywania skarg , wniosków i petycji;
3) w zakresie spraw związanych z oświadczeniami o stanie majątkowym osób zobowiązanych, o których mowa w ustawie o samorządzie powiatowym:
a) przyjmowanie i ewidencjonowaniem oświadczeń majątkowych,
b) publikowanie oświadczeń majątkowych w Biuletynie Informacji Publicznej,
c) analizowanie danych zawartych w oświadczeniach majątkowych,
d) przygotowanie dla Rady Powiatu informacji o osobach, które nie złożyły oświadczenia lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach w oświadczeniach majątkowych i podjętych działaniach w związku z nieprawidłowościami,
e) przekazywanie oświadczeń majątkowych do właściwych urzędów skarbowych i innych uprawnionych organów oraz prowadzeniem korespondencji w tym zakresie;
4) w zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:
a) prowadzenie kancelarii Starostwa – rejestrowaniem pism i faktur wpływających do urzędu, przyjmowanie i wysyłanie przesyłek,
b) prowadzenie rejestru przesyłek,
c) współpraca z dostawcą usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek,
d) prowadzenie sekretariatu Starosty, Wicestarosty,
e) prowadzenie kontaktu z interesantami poprzez pocztę elektroniczną,
f) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych,
g) uaktualnianie tablicy ogłoszeń;
5) w zakresie archiwum zakładowego:
a) prowadzenie archiwum zakładowego,
b) wdrażanie i nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
c) bieżące nadzorowanie prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych
w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
d) współpraca z komórkami organizacyjnymi starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
e) współpraca z Archiwum Państwowym;
6) w zakresie administrowania i zarządzania nieruchomością (budynkami starostwa):
a) planowanie i realizacja konserwacji, remontów bieżących pomieszczeń biurowych oraz urządzeń, znajdujących się wewnątrz budynku Starostwa lub związanych ze Starostwem,
b) realizacja zadań i usług związanych z:
– dostawą energii, konserwacją urządzeń klimatyzacyjnych, elektrycznych, serwisem sprzętu,
c) prowadzenie spraw administrowania budynkiem Starostwa,
d) prowadzenie spraw związanych z właściwym oznakowaniem budynku Starostwa,
e) obsługą transportową Starostwa, w tym eksploatacją samochodu służbowego,
f) zakupem i gospodarką środkami rzeczowymi, materiałami biurowymi, drukami i formularzami, prasą oraz książkami, ewidencją wyposażenia należącego do Starostwa,
g) prowadzenie spraw z zakresu telefonii komórkowej i stacjonarnej,
h) zamawianie pieczęci oraz prowadzenie ich ewidencji,
i) współpraca z Zarządem Nieruchomością Wspólną w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami, stanowiącymi współwłasność Powiatu Aleksandrowskiego,
j) zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach Starostwa;
7) w zakresie informatyki:
a) zabezpieczenie prawidłowego działania infrastruktury informatycznej Starostwa zgodnie
z Polityką Bezpieczeństwa i ustawą o ochronie danych osobowych,
b) kontrolowanie i nadzór oraz modyfikowanie i aktualizowanie zabezpieczeń informatycznych,
c) prowadzenie i administrowanie urzędowym publikatorem teleinformatycznym – Biuletynem Informacji Publicznej,
d) nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego obiegu dokumentów – Mdok,
e) pełnienie roli Administratora Podmiotu Publicznego na platformie e –PUAP,
f) koordynowanie działań IOD i ASI;
8) w zakresie informatyzacji Starostwa:
a) planowanie i rozwój informatyczny Starostwa,
b) budowanie i modernizacja serwisów internetowych,
c) wdrażanie nowych technologii i systemów informatycznych,
d) tworzenie aplikacji programowych w celu usprawnienia pracy wydziału i Starostwa,
e) planowanie i zakup sprzętu oraz oprogramowania teleinformatycznego,
f) planowanie i nadzór nad łącznością teleinformatyczną (telekomunikacyjną);
9) w zakresie administracji i zarządzania infrastrukturą teleinformatyczną:
a) prowadzenie ewidencji sprzętu informatycznego, zasobów informatycznych, oprogramowania, licencji, dokumentacji programowej, podręczników itp.,
b) nadzór nad okablowaniem strukturalnym w zakresie sieci teleinformatycznych;
10) w zakresie administracji i zarządzania bazami danych i aplikacjami:
a) administracja i konserwacja baz danych i aplikacji,
b) inicjowanie zmian w przepisach wewnętrznych w celu dostosowania do eksploatowanych aplikacji,
c) inicjowanie i nadzór nad uruchomieniem nowych funkcjonalności we wdrożonych bazach danych i aplikacjach;
11) w zakresie kadr:
a) opracowywanie projektu Regulaminu Pracy Starostwa i jego nowelizacji,
b) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników Starostwa,
c) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych z wyjątkiem kierowników straży, policji, weterynarii,
d) sporządzanie sprawozdań statystycznych,
e) opiniowanie projektu Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i jego nowelizacji,
f) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
g) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych,
h) prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników,
i) prowadzenie spraw związanych z zasadami wynagradzania i nagradzania pracowników,
j) prowadzenie naboru na stanowiska urzędnicze zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych,
k) organizowanie i koordynowanie szkoleń dla pracowników Starostwa,
l) koordynowanie dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
ł) monitorowanie okresowych ocen pracowniczych,
m) prowadzenie spraw związanych z praktykami i stażami,
n) przygotowywanie oraz rejestrację udzielonych przez Starostę upoważnień;
12) w zakresie obsługi organizacyjnej i kancelaryjno – biurowej Zarządu Powiatu:
a) gromadzenie i przygotowanie materiałów niezbędnych do pracy Zarządu Powiatu;
b) przygotowanie posiedzeń Zarządu Powiatu;
c) sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu Powiatu;
d) opracowanie materiałów z posiedzeń Zarządu Powiatu oraz przekazywanie ich właściwym adresatom;
e) prowadzenie rejestrów wymaganych prawem, w tym m.in.:
– uchwał Zarządu Powiatu;
– wniosków Zarządu Powiatu;
– umów i porozumień Zarządu Powiatu;
– decyzji i postanowień Zarządu Powiatu.
f) przekazywanie uchwał Zarządu Powiatu wydziałom Starostwa Powiatowego, powiatowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom zobowiązanym do ich wykonania;
g) współpraca z wydziałami merytorycznymi Starostwa Powiatowego i powiatowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie zabezpieczenia realizacji zadań Zarządu Powiatu, w tym: realizacji uchwał i wniosków Zarządu Powiatu;
h) umieszczanie dokumentów, które przekazywane są do publicznej wiadomości
w Biuletynie Informacji Publicznej, w tym: uchwał i protokołów Zarządu Powiatu;
13) współpraca z Sekretarzem Powiatu w zakresie prowadzenia nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej.
