Zgłoszenie naruszeń prawa

Zgłoszenia naruszeń prawa

Ustawa o ochronie sygnalistów umożliwia sygnaliście wybór sposobu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa: w formie zgłoszenia wewnętrznego, w formie zgłoszenia zewnętrznego oraz poprzez tzw. ujawnienie publiczne (np. do mediów lub za pośrednictwem portali społecznościowych). 

Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalistą może zostać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym jako: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; funkcjonariusz; żołnierz.

Sygnalista podlega ochronie również w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed rozpoczęciem i po ukończeniu tej pracy/służby/świadczenia usług.

Ochrona trwa od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że istnieje uzasadnione przekonanie, że zgłaszana lub ujawniana informacja jest prawdziwa i że faktycznie stanowi informację o naruszeniu prawa.

Można zgłaszać naruszenia w następujących obszarach:

• Korupcja
• Zamówienia publiczne
• Usługi, produkty i rynki finansowe
• Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• Ochrona środowiska
• Zdrowie publiczne
• Ochrona konsumentów
• Ochrona prywatności i danych osobowych
• Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
• Interesy finansowe Skarbu Państwa RP, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
• Konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela — w relacjach jednostki z organami władzy publicznej, które nie są związane z dziedzinami wymienionymi wcześniej

Ustawa nie wprowadza pierwszeństwa żadnego z kanałów zgłoszeń, jednakże przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności, gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia i przeprowadzenia rzetelnych działań następczych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Klauzula informacyjna dot. ochrony danych osobowych

Zgłoszenia wewnętrzne do Starostwa Powiatowego w Aleksandrowie Kujawskim mogą być dokonywane przez następujące poufne kanały zgłoszeń funkcjonujących w Starostwie:

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście, telefonicznie lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą – ePUAP, poprzez link podany na stronie internetowej Podmiotu;
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Podmiotu, tj. ul. Słowackiego 8, 87 – 700 Aleksandrów Kujawski – zgłoszenie winno być przekazane w zaklejonej kopercie z klauzulą „zgłoszenie naruszeń prawa” i umieszczone w kolejnej zaklejonej kopercie;
• poprzez fizyczne, osobiste doręczenie pisma do kancelarii ogólnej Podmiotu - zgłoszenie winno być przekazane w zaklejonej kopercie z klauzulą „zgłoszenie naruszeń prawa” i umieszczone w kolejnej zaklejonej kopercie;
• w siedzibie Podmiotu – gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Zgłoszenia zewnętrzne kierowane do Rady Powiatu Aleksandrowskiego mogą być dokonywane przez następujące poufne kanały zgłoszeń funkcjonujących w Starostwie:

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście, telefonicznie lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą – ePUAP, poprzez link podany na stronie internetowej Podmiotu;
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Podmiotu, tj. ul. Słowackiego 8, 87 – 700 Aleksandrów Kujawski – zgłoszenie winno być przekazane w zaklejonej kopercie z klauzulą „zgłoszenie naruszeń prawa” i umieszczone w kolejnej zaklejonej kopercie;
• poprzez fizyczne, osobiste doręczenie pisma do kancelarii ogólnej Podmiotu - zgłoszenie winno być przekazane w zaklejonej kopercie z klauzulą „zgłoszenie naruszeń prawa” i umieszczone w kolejnej zaklejonej kopercie;
• w siedzibie Podmiotu – gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania.

Tryb postępowania, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji:

Osoby upoważnione przez Radę Powiatu Aleksandrowskiego dokonują następujących czynności:

• przyjmują zgłoszenia zewnętrznych,
• dokonują ich wstępnej weryfikacji,
• podejmują działania następcze oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych,
• kontaktują się z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby – zwracają się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu,
• przekazują zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:

Osoby upoważnione po rozpatrzeniu sprawy, przekażą Sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych wypadkach, termin może wynieść 6 miesięcy, po uprzednim powiadomieniu zgłaszającego o wydłużeniu terminu.

Informacja o ostatecznym wyniku innych postępowań wyjaśniających przeprowadzonych na skutek zgłoszenia zewnętrznego zostanie przekazana przez osoby upoważnione.

Zasady poufności:

Poufność prowadzonej korespondencji na każdym etapie postępowania i po jego zakończeniu zapewnia ochronę sygnalistów na zasadach określonych w ustawie i procedurze ustalonej przez Radę Powiatu Aleksandrowskiego, przede wszystkim pod kątem poufności i anonimowości danych.

Informację o tożsamości sygnalisty posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Radę.

Zasady przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą, poza wyjątkowymi sytuacjami postępowań prowadzonych przez takie organy, jak sądy, prokuratura itp. Przed ujawnieniem danych, o których mowa wyżej, Rada Powiatu Aleksandrowskiego powiadamia o tym zamiarze, przesyłając wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych.

Rada Powiatu Aleksandrowskiego po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Procedura ochrony danych osobowych Sygnalisty

Klauzula informacyjna dot. ochrony danych osobowych

Charakter podejmowanych działań następczych

W ramach weryfikacji  zgłoszenia  osoby upoważnione przez Radę Powiatu Aleksandrowskiego podejmują czynności określone w art. 34 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, a ponadto:

• dokonują analizy przedstawionych dokumentów w sprawie zgłoszonego naruszenia;
• przyjmują wyjaśnienia od osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• przyjmują wyjaśnienia od świadków naruszenia, wskazanych przez Sygnalistę;
• przyjmują wyjaśnienia od osób wskazanych przez osobę, której dotyczy zgłoszenie.

W wyniku podjętych działań następczych, w tym w szczególności przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego – po uznaniu, że zgłoszenie zewnętrzne podlega rozpatrzeniu i po zamknięciu procedury - osoby upoważnione mogą uznać zgłoszenie za:

• zasadne i wówczas rekomendują Przewodniczącemu Rady Powiatu podjęcie dalszych działań, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
• bezzasadne, nie znajdujące potwierdzenia i wówczas rekomendują Przewodniczącemu Rady Powiatu niepodejmowanie dalszych działań.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, polegające w szczególności na: odmowie zatrudnienia, rozwiązaniu umowy o pracę, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu; pominięciu przy przyznawaniu nagród i premii lub ich obniżeniu; obniżeniu stanowiska pracy; zawieszeniu w wykonywaniu pracy oraz innych działań przewidzianych przepisami prawa, włączając w to próby tych działań i zastraszanie takimi działaniami.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Osoby dokonujące zgłoszenia w złej wierze bądź dokonujące zgłoszenia niepoważnego albo stanowiącego istotne nadużycie nie podlegają ochronie.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.p